Términos y condiciones del servicio

Estos términos regulan el uso de TuHotelia, plataforma de gestión hotelera por suscripción disponible en tuhotelia.com y sus dominios asociados, operada por [razón social o nombre del titular], NIT [número], con domicilio en [dirección], Riohacha, La Guajira, Colombia (en adelante, «TuHotelia»). Al crear una cuenta, activar un plan o usar el servicio, el cliente acepta estos términos.

1. Definiciones

• Cliente: la persona natural o jurídica (hotel o grupo de hoteles) que contrata el servicio y es responsable de su organización dentro de la plataforma.
• Usuarios: las personas a las que el cliente autoriza a entrar al panel con un rol (administrador, manager, recepción, limpieza, mantenimiento, cocina, lavandería, tienda).
• Hotel: cada establecimiento registrado por el cliente. La suscripción se contrata por hotel.
• Habitaciones contratadas: las habitaciones físicas vendibles registradas en el hotel. No cuentan las categorías ni los bloqueos temporales por mantenimiento.
• Asistentes de IA: Andrés (atención y ventas) y Raúl (supervisión asistida), disponibles en el plan Plus.
• Créditos de IA: unidad de consumo de los asistentes, incluida en el plan Plus y ampliable con paquetes.

2. El servicio

TuHotelia ofrece, según el plan contratado: reservas y calendario, motor de reservas y sitio web por hotel, recepción y caja, punto de venta e inventario, recursos humanos y tareas, reportes, integraciones con terceros (channel manager, pasarela de pagos, WhatsApp, correo) y asistentes de inteligencia artificial. El estado de cada función (disponible, requiere activación o próximamente) se publica en tuhotelia.com y puede cambiar; las funciones «próximamente» no forman parte del servicio contratado hasta que se anuncien como disponibles.

Las integraciones con terceros requieren que el cliente tenga cuenta y acepte las condiciones de cada proveedor; sus costos son independientes de la suscripción.

3. Planes, precios y créditos

• Plan Básico: $100.000 COP al mes por hotel, con 10 habitaciones incluidas.
• Plan Plus con IA: $200.000 COP al mes por hotel, con 10 habitaciones incluidas y 1.500 créditos de IA al mes.
• Cada habitación contratada por encima de las incluidas suma $5.000 COP al mes.
• Consumo de créditos: 1 crédito por respuesta de texto de un asistente, 5 por revisión de habitación (hasta 6 imágenes o fotogramas) y 3 por reporte o propuesta de contenido. Las reglas, recordatorios y consultas normales del sistema no consumen créditos. No se cobran llamadas fallidas ni reintentos técnicos.
• La cuota mensual de créditos se renueva cada ciclo y no se acumula. Los paquetes adicionales se compran a solicitud del administrador del cliente, tienen vigencia de 90 días y no generan cobros automáticos. TuHotelia avisa al alcanzar el 80 % y el 100 % de la cuota; al agotarse, los asistentes se pausan y el resto del servicio sigue funcionando.
• Los precios se expresan en pesos colombianos y no incluyen los impuestos que la ley exija, los cuales se detallan en cada cobro. El precio del plan vigente al contratar se conserva para el cliente; los cambios de lista se anuncian con 30 días de anticipación y aplican a ciclos posteriores.

4. Periodo de prueba, facturación y pagos

• Todo hotel nuevo tiene 14 días de prueba con las funciones del plan elegido, sin necesidad de tarjeta. Al terminar la prueba se genera la primera mensualidad.
• La mensualidad se genera el primer día de cada mes calendario y vence a los 5 días. Se paga en línea (tarjeta, PSE o Nequi mediante la pasarela de TuHotelia) o por transferencia según las instrucciones del panel. Los cobros no son automáticos: cada uno se paga cuando el cliente lo autoriza.
• Cambios de plan o de habitaciones contratadas: en cualquier momento; el nuevo valor aplica desde el ciclo siguiente.
• Mora: a los 5 días de vencido un cobro, la suscripción pasa a estado «en mora» y se avisa al cliente; a los 20 días se suspende (los asistentes de IA, el motor de reservas web y las integraciones se pausan; el panel sigue disponible en modo consulta y operación básica); a los 60 días TuHotelia puede cancelar la suscripción, previa exportación de los datos del cliente. Al pagar, el servicio se reactiva de inmediato.

5. Cancelación y datos al terminar

• El cliente puede cancelar en cualquier momento, sin permanencia, escribiendo al correo de contacto. La cancelación aplica al final del ciclo en curso; no se hacen devoluciones proporcionales del mes iniciado ni de paquetes de créditos comprados.
• Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la cancelación, TuHotelia entrega al cliente sus datos (huéspedes, reservas, cargos y pagos, inventario, empleados) en formato CSV.
• Los datos del cliente se conservan inactivos durante 12 meses después de la cancelación y luego se eliminan, salvo los que la ley obligue a conservar por más tiempo (por ejemplo, registros contables o reportes a autoridades).

6. Obligaciones del cliente

• Suministrar información veraz del hotel y mantener actualizados los datos de contacto y facturación.
• Administrar los accesos de sus usuarios, asignar roles adecuados y retirar los de quienes dejen de trabajar en el hotel. Cada usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña.
• Cumplir la normativa aplicable a su actividad: registro hotelero, reportes a Migración Colombia (SIRE), Registro Nacional de Turismo, obligaciones tributarias y de protección de datos personales de sus huéspedes y empleados.
• Usar el servicio de forma lícita: no cargar contenido ilegal, no intentar acceder a datos de otros clientes, no sobrecargar ni vulnerar la plataforma.
• Revisar y validar los resultados de los asistentes de IA antes de tomar decisiones con efectos legales, laborales o económicos.

7. Asistentes de inteligencia artificial

Los asistentes generan respuestas, revisiones visuales y reportes a partir de la información que el cliente registra y de las reglas que configura. Sus resultados son apoyo para el personal del hotel: no constituyen garantía de limpieza, de veracidad ni de decisión, y no deben usarse por sí solos para decisiones disciplinarias contra trabajadores ni para negar servicios a huéspedes. El cliente decide qué canales activa (sitio web, WhatsApp) y qué información pueden usar los asistentes.

8. Disponibilidad, soporte y respaldos

• TuHotelia procura una disponibilidad del servicio del 99 % mensual, excluyendo mantenimientos programados (avisados con al menos 24 horas) y causas ajenas (proveedores de internet, terceros integrados, fuerza mayor).
• Soporte por WhatsApp y correo en horario de oficina de Colombia (lunes a viernes, 8:00 a 18:00; sábados, 8:00 a 12:00). Los incidentes que impidan operar el hotel (caja, check-in, sitio web caído) se atienden el mismo día, incluidos fines de semana.
• La capacitación inicial del equipo y el soporte están incluidos en la suscripción. La migración de datos históricos desde otros sistemas se cotiza aparte.
• Se realizan copias de seguridad diarias de la base de datos y de los archivos, con verificación semanal de restauración. El cliente puede solicitar una exportación de sus datos en cualquier momento.

9. Propiedad intelectual y confidencialidad

La plataforma, su código, diseño, marcas y contenidos son de TuHotelia. El cliente recibe una licencia de uso no exclusiva e intransferible mientras la suscripción esté vigente. Los datos que el cliente registra son del cliente; TuHotelia los trata únicamente para prestar el servicio, conforme a la Política de tratamiento de datos, y guarda confidencialidad sobre la información comercial del cliente.

10. Responsabilidad

TuHotelia responde por la prestación diligente del servicio. No responde por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de negocio, ni por decisiones tomadas con base en los resultados de los asistentes de IA, ni por fallas de terceros integrados. En todo caso, la responsabilidad total de TuHotelia frente al cliente se limita al valor pagado por el cliente en los últimos tres meses de suscripción. Nada de lo anterior limita los derechos irrenunciables del consumidor según la Ley 1480 de 2011.

11. Modificaciones

TuHotelia puede actualizar estos términos; los cambios se publican en esta página y se avisan por correo al administrador del cliente con al menos 15 días de anticipación. Si el cliente no está de acuerdo, puede cancelar sin penalidad antes de que entren en vigor.

12. Ley aplicable y contacto

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier diferencia se intentará resolver primero de manera directa; de no lograrse, se acudirá a los jueces competentes de Riohacha, La Guajira. Contacto: [correo de contacto] · [WhatsApp].