Política de tratamiento de datos personales

Esta política describe cómo TUHOTELIA S.A.S. («TuHotelia»), NIT 902.113.567-1, con domicilio en Carrera 5A # 34A-49, barrio Los Mayales, Valledupar, Cesar, Colombia, recoge, usa, guarda y protege datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas aplicables. Aplica a tuhotelia.com, al panel de gestión, a los sitios y motores de reservas de los hoteles clientes y a los asistentes de inteligencia artificial.

1. Roles frente a los datos

• Datos de clientes, usuarios e interesados (personas que contratan, usan el panel o piden una demostración): TuHotelia es el responsable del tratamiento.
• Datos de huéspedes y empleados de cada hotel: el hotel cliente es el responsable del tratamiento y TuHotelia actúa como encargado, siguiendo las instrucciones del hotel y esta política. Cada hotel debe contar con su propia autorización de sus huéspedes y empleados; TuHotelia le facilita las herramientas para registrarla (casilla de autorización en el check-in en línea y en la ficha del huésped) y para atender solicitudes de los titulares.

2. Qué datos se tratan

• Interesados (formulario de demostración): nombre, correo, teléfono opcional, hotel, país, número de habitaciones, necesidad descrita y fecha preferida.
• Conversaciones con nuestro asesor virtual (Andrés, en tuhotelia.com y en el WhatsApp de TuHotelia): los mensajes escritos y lo que el visitante cuenta de su hotel (nombre, ciudad, habitaciones, sistema actual, necesidad, disponibilidad para una demostración). El nombre, celular y correo solo se usan para contactarlo después de que el visitante lo autoriza con el botón del chat; queda registro de la versión del texto aceptado y la fecha.
• Medición de la página comercial: páginas vistas con un identificador aleatorio del navegador (sin nombre, sin dirección IP) y la campaña de origen indicada en el enlace (parámetros utm). Si el visitante lo acepta en el aviso de cookies, también se mide con el píxel de Meta (ver punto 8).
• Clientes y usuarios del panel: nombre, correo, teléfono, cargo o rol, hoteles asignados, horario laboral, registros de acceso (fecha, dirección IP, dispositivo), ubicación y fotografías al registrar la llegada al hotel cuando el cliente activa el control de asistencia, y la actividad realizada en el sistema.
• Huéspedes (registrados por el hotel o por el propio huésped en el check-in en línea): nombre, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, ocupación, motivo de viaje, correo, teléfono, acompañantes, firma, fotografías del documento, historial de estadías y consumos, y mensajes intercambiados con el hotel o con el asistente Andrés.
• Empleados (módulo de recursos humanos del hotel): datos de identificación y contacto, contacto de emergencia, cargo, contrato, vacaciones y permisos, documentos laborales.
• Evidencias operativas: fotografías y videos de habitaciones y áreas tomados por el personal para las tareas de limpieza y mantenimiento. No están destinados a captar personas; el hotel debe evitar que aparezcan huéspedes o terceros.
• No se tratan datos de tarjetas de crédito: los pagos en línea se hacen en la pasarela (Wompi) y TuHotelia solo recibe la confirmación de la transacción.

3. Para qué se usan

• Prestar el servicio contratado: reservas, registro hotelero, facturación de estadías, caja, inventario, tareas, recursos humanos, reportes.
• Cumplir obligaciones legales de los hoteles: registro de huéspedes, reporte de extranjeros a Migración Colombia (SIRE), obligaciones tributarias y laborales.
• Atender a los huéspedes por los canales que el hotel active (sitio web, WhatsApp, correo), incluidos mensajes generados por la asistente Camila y seguimientos antes y después de la estadía.
• Supervisar la operación del hotel con el asistente Raúl: asignar tareas, revisar evidencias fotográficas de habitaciones, medir tiempos y generar reportes. Estas revisiones apoyan al supervisor humano y no se usan de forma automática para decisiones con efectos jurídicos sobre trabajadores.
• Enviar comunicaciones comerciales del hotel a los huéspedes solo cuando estos hayan aceptado recibirlas (casilla de marketing); pueden retirar la autorización en cualquier momento.
• Gestionar la relación con clientes e interesados: demostraciones, soporte, cobros, avisos del servicio.
• Seguridad del sistema: registros de acceso, detección de accesos indebidos, copias de seguridad.

4. Inteligencia artificial y proveedores

Para los asistentes Camila, Raúl y Andrés, TuHotelia envía a un proveedor de modelos de lenguaje (Anthropic) el contenido necesario para cada tarea: el mensaje del huésped, la información pública del hotel y sus reglas, o las imágenes de la habitación a revisar. No se envían datos de tarjetas ni más datos personales de los necesarios, y los proveedores no usan esa información para entrenar sus modelos según sus condiciones vigentes. Otros proveedores que pueden tratar datos por cuenta de TuHotelia: alojamiento del servidor (Contabo, Unión Europea), correo transaccional (Resend), lectura del buzón de reservas de las OTAs (Google), verificación anti-robots en los formularios (Cloudflare Turnstile), pasarela de pagos (Wompi), channel manager certificado (proveedor disponible a solicitud del cliente) y WhatsApp (Meta). Todos operan bajo contratos o condiciones que exigen confidencialidad y seguridad. Algunos están fuera de Colombia; la transferencia se hace para prestar el servicio y con las garantías que exige la ley.

5. Conservación

• Datos de huéspedes y operación: mientras la suscripción del hotel esté vigente y hasta 12 meses después de su cancelación; luego se eliminan, salvo los que la ley obligue a conservar por más tiempo (registros contables y reportes a autoridades, según sus plazos).
• Datos de interesados que no contratan: hasta 12 meses después del último contacto; si se marcan como perdidos, sus datos de contacto se anonimizan a más tardar a los 24 meses.
• Conversaciones con el asesor virtual que no derivan en contacto comercial: se anonimizan a los 180 días.
• Medición de páginas vistas: 13 meses.
• Registros de acceso y seguridad: 12 meses.
• Copias de seguridad: 14 días en el servidor; las copias externas se conservan hasta 30 días.

6. Derechos de los titulares

Toda persona puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informada del uso que se les da; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a ellos.

• Si sus datos los registró un hotel (huéspedes y empleados), diríjase primero al hotel, que es el responsable; el hotel atiende la solicitud desde el panel (Configuración → Protección de datos) y TuHotelia le ayuda a ejecutarla.
• Si es cliente, usuario o interesado de TuHotelia, escríbanos desde el formulario de contacto de tuhotelia.com indicando nombre, documento y la solicitud.
• Plazos: consultas en máximo 10 días hábiles; reclamos en máximo 15 días hábiles, prorrogables según la ley con aviso previo.

7. Seguridad

Cifrado de las comunicaciones (HTTPS), contraseñas almacenadas con hash, control de acceso por roles y por organización (cada cliente solo ve sus datos), registro de sesiones con posibilidad de cerrarlas de forma remota, restricción de acceso por IP configurable, copias de seguridad diarias con verificación de restauración y aislamiento de los datos de cada cliente. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, TuHotelia informa a los clientes afectados y, cuando corresponda, a la autoridad, dentro de los plazos legales.

8. Cookies y almacenamiento local

El panel usa cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión, recordar el hotel y el cliente seleccionados y el tema visual. La página comercial usa una cookie propia con un identificador aleatorio para medir visitas y mantener la conversación con Camila, y guarda en el navegador la campaña de la primera visita durante 30 días. Solo si el visitante acepta la medición de anuncios en el aviso de cookies, la página comercial (tuhotelia.com, precios, registro y páginas legales; nunca el panel ni los sitios de los hoteles) carga el píxel de Meta Platforms (Facebook e Instagram) y sus cookies (_fbp, _fbc), y cuando esa persona pide una demostración, autoriza el contacto con Camila o registra su hotel, TuHotelia envía a Meta ese evento con su correo y su celular cifrados de forma irreversible (hash), la dirección IP y el navegador, con el único fin de medir y mejorar sus anuncios. Meta trata esos datos según sus propias políticas. La decisión se guarda seis meses en la cookie th_meta y se puede cambiar borrando las cookies del sitio; rechazarla no limita el uso de la página. Los sitios web de los hoteles pueden incluir el chat de Andrés, que guarda la conversación en el navegador del visitante para continuarla.

9. Cambios y contacto

Esta política puede actualizarse; la versión vigente se publica en esta página con su fecha. Versión del 6 de octubre de 2026. Responsable del tratamiento: TUHOTELIA S.A.S., NIT 902.113.567-1, Carrera 5A # 34A-49, barrio Los Mayales, Valledupar, Cesar, Colombia. Correo para consultas y reclamos sobre datos personales: admin@tuhotelia.com. Teléfono: 310 309 2796. Consulte también los Términos y condiciones del servicio.