Política de tratamiento de datos personales

Esta política describe cómo [razón social o nombre del titular], NIT [número], domicilio [dirección], Riohacha, La Guajira, Colombia (en adelante, «TuHotelia»), recoge, usa, guarda y protege datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas aplicables. Aplica a tuhotelia.com, al panel de gestión, a los sitios y motores de reservas de los hoteles clientes y a los asistentes de inteligencia artificial.

1. Roles frente a los datos

• Datos de clientes, usuarios e interesados (personas que contratan, usan el panel o piden una demostración): TuHotelia es el responsable del tratamiento.
• Datos de huéspedes y empleados de cada hotel: el hotel cliente es el responsable del tratamiento y TuHotelia actúa como encargado, siguiendo las instrucciones del hotel y esta política. Cada hotel debe contar con su propia autorización de sus huéspedes y empleados; TuHotelia le facilita las herramientas para registrarla (casilla de autorización en el check-in en línea y en la ficha del huésped) y para atender solicitudes de los titulares.

2. Qué datos se tratan

• Interesados (formulario de demostración): nombre, correo, teléfono opcional, hotel, país, número de habitaciones, necesidad descrita y fecha preferida.
• Clientes y usuarios del panel: nombre, correo, teléfono, cargo o rol, hoteles asignados, horario laboral, registros de acceso (fecha, dirección IP, dispositivo), ubicación y fotografías al registrar la llegada al hotel cuando el cliente activa el control de asistencia, y la actividad realizada en el sistema.
• Huéspedes (registrados por el hotel o por el propio huésped en el check-in en línea): nombre, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, ocupación, motivo de viaje, correo, teléfono, acompañantes, firma, fotografías del documento, historial de estadías y consumos, y mensajes intercambiados con el hotel o con el asistente Andrés.
• Empleados (módulo de recursos humanos del hotel): datos de identificación y contacto, contacto de emergencia, cargo, contrato, vacaciones y permisos, documentos laborales.
• Evidencias operativas: fotografías y videos de habitaciones y áreas tomados por el personal para las tareas de limpieza y mantenimiento. No están destinados a captar personas; el hotel debe evitar que aparezcan huéspedes o terceros.
• No se tratan datos de tarjetas de crédito: los pagos en línea se hacen en la pasarela (Wompi) y TuHotelia solo recibe la confirmación de la transacción.

3. Para qué se usan

• Prestar el servicio contratado: reservas, registro hotelero, facturación de estadías, caja, inventario, tareas, recursos humanos, reportes.
• Cumplir obligaciones legales de los hoteles: registro de huéspedes, reporte de extranjeros a Migración Colombia (SIRE), obligaciones tributarias y laborales.
• Atender a los huéspedes por los canales que el hotel active (sitio web, WhatsApp, correo), incluidos mensajes generados por el asistente Andrés y seguimientos antes y después de la estadía.
• Supervisar la operación del hotel con el asistente Raúl: asignar tareas, revisar evidencias fotográficas de habitaciones, medir tiempos y generar reportes. Estas revisiones apoyan al supervisor humano y no se usan de forma automática para decisiones con efectos jurídicos sobre trabajadores.
• Enviar comunicaciones comerciales del hotel a los huéspedes solo cuando estos hayan aceptado recibirlas (casilla de marketing); pueden retirar la autorización en cualquier momento.
• Gestionar la relación con clientes e interesados: demostraciones, soporte, cobros, avisos del servicio.
• Seguridad del sistema: registros de acceso, detección de accesos indebidos, copias de seguridad.

4. Inteligencia artificial y proveedores

Para los asistentes Andrés y Raúl, TuHotelia envía a un proveedor de modelos de lenguaje (Anthropic) el contenido necesario para cada tarea: el mensaje del huésped, la información pública del hotel y sus reglas, o las imágenes de la habitación a revisar. No se envían datos de tarjetas ni más datos personales de los necesarios, y los proveedores no usan esa información para entrenar sus modelos según sus condiciones vigentes. Otros proveedores que pueden tratar datos por cuenta de TuHotelia: alojamiento del servidor (Contabo, Unión Europea), correo transaccional (Resend), pasarela de pagos (Wompi), channel manager (Channex) y WhatsApp (Meta). Todos operan bajo contratos o condiciones que exigen confidencialidad y seguridad. Algunos están fuera de Colombia; la transferencia se hace para prestar el servicio y con las garantías que exige la ley.

5. Conservación

• Datos de huéspedes y operación: mientras la suscripción del hotel esté vigente y hasta 12 meses después de su cancelación; luego se eliminan, salvo los que la ley obligue a conservar por más tiempo (registros contables y reportes a autoridades, según sus plazos).
• Datos de interesados que no contratan: hasta 12 meses después del último contacto.
• Registros de acceso y seguridad: 12 meses.
• Copias de seguridad: 14 días en el servidor; las copias externas se conservan hasta 30 días.

6. Derechos de los titulares

Toda persona puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informada del uso que se les da; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a ellos.

• Si sus datos los registró un hotel (huéspedes y empleados), diríjase primero al hotel, que es el responsable; el hotel atiende la solicitud desde el panel (Reservas → Protección de datos) y TuHotelia le ayuda a ejecutarla.
• Si es cliente, usuario o interesado de TuHotelia, escriba a [correo de contacto] indicando nombre, documento y la solicitud.
• Plazos: consultas en máximo 10 días hábiles; reclamos en máximo 15 días hábiles, prorrogables según la ley con aviso previo.

7. Seguridad

Cifrado de las comunicaciones (HTTPS), contraseñas almacenadas con hash, control de acceso por roles y por organización (cada cliente solo ve sus datos), registro de sesiones con posibilidad de cerrarlas de forma remota, restricción de acceso por IP configurable, copias de seguridad diarias con verificación de restauración y aislamiento de los datos de cada cliente. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, TuHotelia informa a los clientes afectados y, cuando corresponda, a la autoridad, dentro de los plazos legales.

8. Cookies y almacenamiento local

El panel usa cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión, recordar el hotel y el cliente seleccionados y el tema visual. La página comercial no usa cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros. Los sitios web de los hoteles pueden incluir el chat de Andrés, que guarda la conversación en el navegador del visitante para continuarla.

9. Cambios y contacto

Esta política puede actualizarse; la versión vigente se publica en esta página con su fecha. Responsable del tratamiento: [razón social o nombre del titular] · [dirección], Riohacha, Colombia · [correo de contacto] · [WhatsApp]. Consulte también los Términos y condiciones del servicio.