Acuerdo de encargo del tratamiento de datos personales

Este acuerdo se celebra entre el cliente de TuHotelia (el hotel o grupo de hoteles titular de la cuenta, en adelante «el Hotel») y TUHOTELIA S.A.S., NIT 902.113.567-1, con domicilio en Carrera 5A # 34A-49, barrio Los Mayales, Valledupar, Cesar, Colombia (en adelante, «TuHotelia»). Lo acepta electrónicamente, en nombre del Hotel, un usuario administrador de su cuenta; la aceptación queda registrada con fecha, hora, usuario y dirección IP. Complementa los Términos y condiciones del servicio y cumple lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015 (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2, contrato de transmisión).

1. Roles

• El Hotel es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus huéspedes, acompañantes, empleados, usuarios, proveedores y demás personas que registre en TuHotelia: decide para qué y cómo se tratan.
• TuHotelia es el encargado del tratamiento: trata esos datos solo por cuenta del Hotel, para prestarle el servicio contratado y siguiendo sus instrucciones.
• Los datos de las personas que contratan TuHotelia y de los usuarios del panel en cuanto tales (cuenta, acceso, facturación y soporte) los trata TuHotelia como responsable, según su Política de tratamiento de datos.

2. Datos y titulares

• Huéspedes y acompañantes: identificación, documento y su fotografía, nacionalidad, fecha de nacimiento, datos de contacto, firma, estadías, consumos, pagos y mensajes con el hotel o con sus asistentes.
• Empleados y usuarios del Hotel: identificación, contacto, rol, turnos, asistencia (con fotografía y ubicación cuando el Hotel lo active), tareas y evidencias, datos laborales, de nómina y documentos que el Hotel cargue.
• Terceros que el Hotel registre: proveedores, agencias y sus contactos.

El Hotel decide qué datos registra. Si registra datos sensibles o de niñas, niños y adolescentes (por ejemplo, acompañantes menores de edad), le corresponde contar con la autorización que exige la ley para ellos.

3. Finalidad e instrucciones

TuHotelia trata los datos únicamente para prestar el servicio: reservas, recepción, caja, facturación interna, inventario, recursos humanos, tareas, reportes, sitio web y motor de reservas, comunicaciones con huéspedes, integraciones y asistentes de IA, según las funciones que el Hotel active. Son instrucciones del Hotel la configuración que hace en su panel y las solicitudes escritas de sus administradores. TuHotelia no usa estos datos para fines propios, no los vende ni los cede, no los usa para su publicidad y no permite que sus proveedores de IA los usen para entrenar modelos. Si una instrucción del Hotel le parece contraria a la ley, TuHotelia se lo informa y puede abstenerse de cumplirla.

4. Obligaciones del Hotel

• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de los titulares cuando la ley la exija (TuHotelia ofrece la casilla de autorización en el check-in en línea y el registro de consentimientos), y tener su propia política de tratamiento y aviso de privacidad.
• Registrar solo datos obtenidos de forma lícita, pertinentes para su operación, y mantenerlos actualizados.
• Atender las consultas y reclamos de los titulares dentro de los plazos legales (desde Configuración → Protección de datos) y cumplir sus demás deberes de responsable, incluido el Registro Nacional de Bases de Datos cuando le aplique.
• Dar acceso al panel solo a quien lo necesite, con el rol adecuado, y retirarlo a quien deje de trabajar en el Hotel.

5. Obligaciones de TuHotelia

• Tratar los datos conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012, a este acuerdo y a las instrucciones del Hotel.
• Mantener las medidas de seguridad del numeral 7 para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Guardar confidencialidad sobre los datos, también después de terminado el servicio, y exigirla a su personal y a sus proveedores.
• Permitir al Hotel consultar, actualizar, rectificar, exportar y suprimir los datos desde el panel y, cuando el Hotel lo pida por escrito, ejecutar esas acciones dentro de los 5 días hábiles siguientes para que el Hotel cumpla sus plazos con los titulares.
• Remitir al Hotel, en un plazo máximo de 2 días hábiles, toda consulta o reclamo que un titular le dirija directamente sobre estos datos, y abstenerse de circular la información que el Hotel le indique como controvertida por un titular.
• Informar al Hotel cualquier requerimiento de una autoridad sobre sus datos, salvo que la ley lo prohíba, y entregar solo lo que la autoridad exija.

6. Proveedores (subencargados) y transmisión internacional

El Hotel autoriza a TuHotelia a apoyarse en los siguientes proveedores, que tratan datos solo para prestar el servicio: alojamiento del servidor (Contabo, Unión Europea), modelos de lenguaje para los asistentes de IA (Anthropic, Estados Unidos), correo transaccional (Resend), lectura del buzón de reservas de las OTAs (Google), verificación anti-robots (Cloudflare Turnstile), pasarela de pagos (Wompi), channel manager certificado y WhatsApp (Meta), además del almacenamiento externo de las copias de seguridad. Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, en países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección; esa transmisión se hace únicamente para prestar el servicio. TuHotelia exige a cada proveedor obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este acuerdo y responde ante el Hotel por su cumplimiento. Los cambios de proveedores se publican en esta página con al menos 15 días de anticipación; si el Hotel no está de acuerdo, puede cancelar sin penalidad antes de que apliquen. El detalle de los proveedores de las integraciones está disponible a solicitud del Hotel.

7. Seguridad

Cifrado de las comunicaciones (HTTPS), contraseñas almacenadas con hash, cifrado de las claves de integración, control de acceso por roles y por organización con aislamiento en la base de datos (cada cliente solo ve sus datos), verificación en dos pasos, registro y cierre remoto de sesiones, restricción de acceso por IP configurable, archivos privados solo para usuarios con permiso, y copias de seguridad diarias con verificación de restauración. El personal de TuHotelia entra a la cuenta del Hotel solo para soporte, mantenimiento o cumplimiento legal, y cada entrada queda registrada.

8. Incidentes de seguridad

Si TuHotelia detecta un incidente que afecte datos del Hotel, se lo informará sin demora injustificada, y a más tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes, con lo que se sepa del incidente, los datos y titulares posiblemente afectados y las medidas tomadas, para que el Hotel pueda reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio y avisar a los titulares dentro de los plazos legales. TuHotelia colaborará con el Hotel en esa gestión.

9. Verificación

El Hotel puede pedir por escrito, hasta una vez al año o cuando haya un incidente, información sobre las medidas con que TuHotelia cumple este acuerdo; TuHotelia responde dentro de los 15 días hábiles siguientes, sin revelar información de otros clientes ni que comprometa la seguridad del servicio.

10. Duración y fin del encargo

Este acuerdo rige mientras el Hotel use TuHotelia y, en lo que toca a confidencialidad, después. Al terminar el servicio, TuHotelia entrega los datos al Hotel según los Términos (exportación completa dentro de los 5 días hábiles siguientes a la cancelación), los conserva inactivos hasta 12 meses y luego los elimina, o antes si el Hotel lo pide por escrito, salvo los que la ley obligue a conservar. Las copias de seguridad que los contengan se eliminan al vencer su ciclo de conservación.

11. Responsabilidad, cambios y ley aplicable

Cada parte responde por el cumplimiento de sus propias obligaciones legales y de este acuerdo; la responsabilidad entre las partes se rige por los Términos, sin perjuicio de lo que la ley disponga de forma imperativa. Los cambios a este acuerdo se publican en esta página y se avisan por correo al administrador del Hotel con al menos 15 días de anticipación. Se rige por las leyes de Colombia. Contacto: admin@tuhotelia.com · 310 309 2796.